Sprendimas skirti dotaciją – tik projekto pradžia. Nuo dotacijos sutarties pasirašymo organizacija tampa dotacijos gavėja ir prisiima įsipareigojimus ne tik įgyvendinti suplanuotas veiklas, bet ir tinkamai administruoti projektą, pripažinti dalyvių mokymosi rezultatus, viešinti projektą bei laiku atsiskaityti. Šiame tekste surinkta informacija ir nuorodos, kurios pravers viso projekto įgyvendinimo metu.
Dotacijos sutartis ir projekto dokumentai
Pirmasis žingsnis – atidžiai peržiūrėti dotacijos sutartį ir visus jos priedus. Sutartyje nurodyti projekto įgyvendinimo terminai, finansavimo sąlygos, ataskaitų teikimo tvarka ir dotacijos gavėjo įsipareigojimai. Rekomenduojama iš karto pasižymėti pagrindines datas ir su komanda aptarti, kas organizacijoje atsakingas už projekto administravimą, finansų apskaitą ir dokumentų kaupimą.
Aktualios formos – dalyvių sąrašų ir dalyvavimo deklaracijų, ekologiškų kelionių deklaracijų, prisijungimo (angl. accession) formos, tarpinių ataskaitų šablonai – skelbiamos „Erasmus+“ svetainėje:
- Mobilumo projektų vykdytojams (KA151, KA152, KA153, KA154, KA155)
- Partnerysčių projektų vykdytojams (KA210, KA220)
Atskirai verta susipažinti su asmens duomenų apsaugos reikalavimais, taikomais tvarkant dalyvių duomenis projekto metu.
Projekto valdymo sistemos
„Erasmus+“ projektai administruojami Europos Komisijos informacinėse sistemose. Pasirašius dotacijos sutartį, projektas tampa matomas „Beneficiary Module“ (BM) sistemoje – joje registruojamos veiklos, dalyviai ir kita informacija, reikalinga ataskaitai. Prieiga automatiškai suteikiama pagrindiniam projekto kontaktiniam asmeniui, jungiantis su asmenine „EU Login“ paskyra. Prisijungiant taikoma dviguba autentifikacija, todėl verta iš anksto pasitikrinti, ar paskyros nustatymai veikia ir ar prieigą turi bent vienas kitas komandos narys.
Sistemos adresas: https://webgate.ec.europa.eu/beneficiary-module/
Pakeitimai projekto eigoje
Projektų planai keičiasi: nukeliamos veiklų datos, keičiasi vieta, dalyvių skaičius ar partnerių sudėtis. Apie tokius pokyčius būtina kuo anksčiau informuoti projektą administruojantį koordinatorių – dalis pakeitimų įforminami raštu, kai kuriems reikalingas dotacijos sutarties keitimas. Atskirai vertinamos nenugalimos jėgos (force majeure) aplinkybės. Anksti suderintas pakeitimas beveik visada išsprendžiamas paprasčiau nei tas, apie kurį pranešama teikiant galutinę ataskaitą.
Dalyvių mokymosi rezultatų pripažinimas
Neformaliojo mokymosi rezultatų pripažinimas yra sudėtinė projekto dalis, o ne formalumas pabaigoje. Jaunimo mainų, mobilumo ir dalyvavimo veiklų dalyviams išduodamas „Youthpass“ sertifikatas – jame aprašomos veiklos ir dalyvio įgytos kompetencijos. Sertifikato rengimo tvarka ir patarimai: Kaip gauti „Youthpass“.
Rekomenduojama apie mokymosi rezultatus kalbėti su dalyviais jau veiklų metu – taip sertifikatas tampa realiu mokymosi proceso atspindžiu, o dalyviams lengviau įvardyti, ką jie išmoko.
Įtrauktis ir parama mažiau galimybių turintiems dalyviams
Įtrauktis ir įvairovė yra vienas horizontaliųjų programos prioritetų. Projektuose, kuriuose dalyvauja mažiau galimybių turintys jaunuoliai, gali būti skiriamos papildomos lėšos realioms dalyvavimo išlaidoms padengti – pavyzdžiui, lydinčiajam asmeniui, pritaikytoms priemonėms ar individualiems dalyvio poreikiams.
Žaliasis matmuo ir kelionių organizavimas
Programa skatina rinktis tvaresnius kelionės būdus, o už ekologiškas keliones numatytas didesnis kelionės išlaidų finansavimas. Tokiu atveju reikalinga tinkamai užpildyta deklaracija – jos pavyzdžiai skelbiami mobilumo projektų vykdytojams skirtoje skiltyje. Daugiau apie programos aplinkosauginius principus: Žaliasis „Erasmus+“.
Projekto viešinimas ir rezultatų sklaida
Viešinimas yra sutartinis įsipareigojimas: visoje su projektu susijusioje komunikacijoje – interneto svetainėje, socialiniuose tinkluose, spausdintoje medžiagoje – turi būti nurodytas Europos Sąjungos finansavimas ir naudojami tinkami ženklinimo elementai.
- Projektų viešinimo reikalavimai ir ženklinimo elementai
- „Erasmus+“ projektų rezultatų platforma – čia skelbiami visų programos projektų aprašymai ir rezultatai. Partnerysčių projektų vykdytojams rezultatų įkėlimas yra privalomas, kitiems – rekomenduojamas.
Ta pati platforma yra ir idėjų šaltinis: joje galima pasižiūrėti, kaip panašius uždavinius sprendė kitos Europos organizacijos.
Konsultacijos: kur kreiptis kilus klausimams
Kiekvienam projektui priskirtas jį administruojantis koordinatorius Jaunimo reikalų agentūroje. Į jį kviečiama kreiptis dėl sutarties sąlygų, pakeitimų, tinkamų išlaidų, dokumentų ir ataskaitų.
| Projekto tipas | Koordinatorius | El. paštas |
| Jaunimo mainai (KA152) | Rasa Bumblauskaitė | rasa.bumblauskaite@jra.lt |
| Jaunimo mainai (KA152) | Martina Murzaitė | martina.murzaite@jra.lt |
| Su jaunimu dirbančių asmenų mobilumas (KA153) | Agnė Raukštienė | agne.raukstiene@jra.lt |
| Akredituotų organizacijų mobilumo projektai (KA151) | Monika Paulauskaitė Coulin | monika.paulauskaite@jra.lt |
| Dalyvavimo veiklų projektai (KA154) | Rėja Toleikytė | reja.toleikyte@jra.lt |
| „DiscoverEU“ įtraukties veikla (KA155) | Irina Vaškelaitienė | irina.vaskelaitiene@jra.lt |
| Partnerystės (KA210, KA220) | Sonata Cirba | sonata.cirba@jra.lt |
| Partnerystės (KA210, KA220) | Justinas Juškevičius | justinas.juskevicius@jra.lt |
Aktualus visų kontaktų sąrašas: www.erasmus-plius.lt/kontaktai. Regionuose veikiantys konsultantai teikia nemokamas konsultacijas ir organizuoja informacinius renginius – jų kontaktai skelbiami jaunimo srities skiltyje.
Komandos kompetencijų stiprinimas
Projekto įgyvendinimas – tinkamas metas stiprinti organizacijos komandos kompetencijas. Nacionalinės agentūros visoje Europoje organizuoja tarptautinius mokymus, seminarus ir kontaktinius renginius, skirtus su jaunimu dirbantiems asmenims ir projektų vykdytojams.
- SALTO-YOUTH – metodinė medžiaga, leidiniai ir mokymų pasiūla.
- European Training Calendar – tarptautinių mokymų kalendorius.
- Taip pat, skelbiame juos erasmus-plius.lt, paskutinį kvietimą registruotis į tarptautinius renginius rasite ČIA
Naujienos ir informacijos šaltiniai
Informacija apie mokymus projektų vykdytojams, individualias konsultacijas, paraiškų teikimo terminus, naujus leidinius ir metodinę medžiagą reguliariai skelbiama „ES galimybės jaunimui“ paskyrose socialiniuose tinkluose:
Kitos „Erasmus+“ jaunimo srities galimybės
Sėkmingai įgyvendintas projektas dažnai tampa pagrindu tolesniems. Jaunimo srityje organizacijos gali teikti paraiškas šiems veiksmams:
- KA152 – Jaunimo mainai. Tarptautiniai projektai, kuriuose jauni žmonės iš skirtingų šalių susitinka, mokosi vieni iš kitų ir kartu įgyvendina veiklas.
- KA153 – Su jaunimu dirbančių asmenų mobilumas. Mokymai, seminarai, darbo stebėjimo vizitai ir kitos profesinio tobulėjimo veiklos.
- KA154 – Jaunimo dalyvavimo veiklos. Projektai, stiprinantys jaunų žmonių pilietinį dalyvavimą ir įtraukimą į sprendimų priėmimą.
- KA155 – „DiscoverEU“ įtraukties veikla. Projektai, padedantys mažiau galimybių turintiems jaunuoliams dalyvauti iniciatyvoje „DiscoverEU“.
- KA210 – Mažos apimties partnerystės. Tarptautinio bendradarbiavimo projektai organizacijoms, kurios dar tik pradeda dalyvauti programoje.
- KA220 – Bendradarbiavimo partnerystės. Didesnės apimties projektai, skirti kurti naujus metodus, dalytis gerąja praktika ir stiprinti organizacijų bendradarbiavimą.
Reguliariai mobilumo projektus vykdančioms organizacijoms verta apsvarstyti akreditaciją jaunimo srityje (KA150) – ji suteikia supaprastintą prieigą prie mobilumo veiklų finansavimo (KA151) ilgesniam laikotarpiui. Organizacijoms, dirbančioms su savanoryste ir solidarumo veiklomis, aktuali ir Europos solidarumo korpuso programa.
Visos veiklų sąlygos, finansavimo taisyklės ir vertinimo kriterijai nustatyti „Erasmus+“ programos vadove. Aktualūs paraiškų teikimo terminai skelbiami skiltyje Kvietimas teikti paraiškas.
